2018. 1. 22. 07:50ㆍ리뷰
그들이 어떻게 해내는지 나는 안다 (The productivity project)
크리스 베일리 지음 | 황숙혜 역
왜 나는 열심히 일하는데 맨날 야근할까?
pxd에서 다양한 업무를 빡빡하게 진행하다 보니 어느새 업무 효율성, 생산성에 관심이 생겼고 자연스레 이 책을 접하게 되었다. 해당 책은 크리스 베일리라는 사람이 학교를 졸업하고 1년 동안 여러 가지 생산성 실험을 한 결과에 관하여 기술한 책이다. 이론 중심의 책이 아닌 경험담(혹은 무용담?)에 대해 다뤄 상당히 재미있게 읽었다.
이 책에서 기술하는 생산성의 세 가지 요소는 (1) 시간, (2) 에너지, (3) 주의력이다. 이 세 가지 요소가 충족되어야 생산성을 극대화할 수 있다는 것이다.
‘시간’ 시간을 얼마나 지혜롭게 사용하고 하루 동안 얼마나 많은 일을 해냈는가?
‘에너지’ 얼마나 많은 추진력과 동기, 에너지를 가졌는가?
‘주의력’ 무엇에 집중했으며 얼마나 깊이 집중했는가?
저자는 이 책에서 생산성을 향상할 수 있는 과제를 제시하였으며, 주제에 따라 일곱 가지 카테고리로 설명하고 있다. 물론 이 책에서 이야기하는 모든 것들을 다 지킬 수는 없을 것이며, 본인에게 적합하지 않은 과제도 있을 것이라고 생각한다. 하지만 직장인으로서 오래 가기 위해서는 생산성이라는 가치를 간과해서는 안 될 것이다. 아무쪼록 Work life balance가 있는 삶으로 조금은 나아가길 기대하며…
이 책의 챕터는 다음과 같다.
1. 가장 가치 있는 일이 무엇인가
2. 시간을 갉아먹는 유혹의 씨앗
3. 오래 일하지 마라
4. 사유의 공간 비우기
5. 마음의 고요 찾기
6. 주의력 근육 단련하기
7. 에너지 재충전하기
이 책에서 인상 깊은 내용 및 주요 구절은 다음과 같다.
1. 가장 가치 있는 일이 무엇인가
일을 하는 데 있어서 우선순위는 굉장히 중요하다. 일의 경중을 따져 우선으로 수행할 3가지의 일을 골라 처리하고, 하루 혹은 한 주를 마칠 때 3가지 성취가 얼마나 현실적이었는지 검토해야 한다는 이야기이다.
실제 업무를 할 때는 급한 업무를 우선 처리해야 하므로 중요한 일보다 이런 업무들을 우선으로 쳐내기 바쁜 경우가 있다. 이럴 때 목표를 생각하고 가치 있는 일에 집중해야 할 필요가 있다. 일할 때에도 내가 집중할 수 있는 시간에 중요한 일을 처리해야 한다는 점도 배울 수 있었다. 한 가지 재미있는 사실은 저자가 실험한 ‘아침형 인간’ 도전이 실패로 끝났다는 것이다. 아침형 인간은 모두에게 적용되는 것이 아니다!
내가 배운 모든 것들이 시간이나 주의력, 에너지 가운데 어느 것 한 가지를 더 잘 관리하는 문제에 직결되더라는 것이다. (p24)
가장 생산적인 사람들은 수도승과 주식 트레이더 사이에서 적정한 속도로 일한다. 처리해야 할 일을 모두 해낼 수 있을 만큼 충분한 속도를 갖춘 동시에 일의 경중을 따져 신중하고 의식적으로 일할 수 있을 만큼 느긋하다. (p22)
업무량이 많아진 만큼 최선의 출발점은 보다 생산적이어야 하는 일이 무엇인가를 결정하는 것이다. 가장 가치 있고 의미 있는 업무가 무엇인가를 먼저 따져보지 않으면 시간과 주의력과 에너지를 통제하는 데 쏟은 노력은 아무런 결실을 이루지 못할 것이다. (p26)
아침형 인간과 올빼미족 사이에 사회경제적 지위의 차이가 전혀 없다는 점도 발견했다. 사람들의 생체 리듬은 제각각 다르고, 어느 한 가지 일상이 다른 것보다 본질적으로 우월하다고 볼 수는 없다. (p33)
일의 경중을 따지는 법 (p52)
1. 직장에서 맡은 모든 업무의 목록을 작성하라
2. 목록 작성 후 그 목록 가운데 매일, 하루 종일 한 가지 일만 할 수 있다면 어느 업무를 처리하겠는가?
3. 목록 가운데 하루 종일 두 가지 일을 더 할 수 있다면 동일한 시간 안에 성취도를 가장 높일 수 있도록 하는 업무는 무엇인가?
하루가 다 지나갈 때 성취하고 싶은 세 가지 일이 무엇인가? 그러고는 결정한 내용을 적어둔다. 주간 단위로도 매주 초에 같은 원칙을 적용한다. 하루 중 각각의 업무를 언제, 어디서 그리고 어떻게 이행할 것인가를 생각해보라. 하루 동안 처리하고 싶은 그 밖의 사소한 업무들을 골라보자. 하루 혹은 한 주를 마칠 때 세 가지 성취가 얼마나 현실적이었는가를 점검해보라. (p56, 63)
하루 일과 중 에너지가 어떻게 상승과 하락을 반복하는가를 관찰하면 가장 영향력 있는 업무를 생물학적 황금 시간대, 즉 최고의 에너지와 집중력을 발휘할 수 있는 시간대에 처리할 수 있다. (p69)
단순함으로 인해 복잡함을 보다 쉽게 다루고 쇄신하고 전개할 수 있다. (p61)
2. 시간을 갉아먹는 유혹의 씨앗
우선순위를 정한다 하더라도 일을 미루게 되면 생산성이 저하된다. 일하기 싫은 수많은 이유로 일을 미루게 되는데, 이럴 때일수록 업무의 중요성을 다시 상기하고 일을 수행해야 한다. 때로는 미루기 목록을 만들어 관리하는 것도 방법이다.
일을 미루게 하는 업무 특성은 무척 간단명료하다. 성격을 제쳐놓고 업무나 프로젝트가 흥미롭지 않을수록 뒤로 미룰 여지가 높다. 상대적으로 미루게 할 여지가 높은 여섯 가지 업무 성향이 있다. (p84)
"지루하다"
"짜증 난다"
"어렵다"
"체계적이지 못하거나 모호하다"
"개인적인 의미가 부족하다"
"업무 자체의 보상이 부족하다"
미루는 일을 하기 위해서는 미루기 목록을 만들고, 미루기로 인해 발생하는 비용을 열거해보고 무조건 일을 시작해본다. 아이러니하게도 당신을 가장 생산적이게 하는 업무는 가장 골치 아픈 업무다. (p98)
인터넷은 흥미롭고 자극적이지만 거의 매번 가장 영향력 있는 업무 처리에서 손을 떼도록 유혹한다. (p112)
미래의 자신에게 편지 보내기. 미래의 기억 만들기를 통해 미래의 자신과 현재의 자신을 일치시켜야 한다. (p105)
3. 오래 일하지 마라
당연하겠지만 일단 생산성을 높이기 위해서는 일을 오래 해서는 안 된다. 저자의 극단적인 생산성 실험에서 주 90시간 일한 것과 주 20시간 일한 것의 차이가 별로 나지 않았다는 것에 주목해야 한다. 그런데도 우리는 여러 가지 내/외부의 영향에 따라 야근을 하게 된다. 이럴 때에도 마감 시간을 설정하고 알람을 설정하는 등 단시간에 집중적으로 일하기 위한 여러 가지 보조장치를 활용해야 한다. 이 책에서는 자잘한 할 일들은 목록을 작성해 일괄적으로 처리하는 방법도 소개하고 있다.
한 주씩 90시간과 20시간 근무를 묵묵히 버텨낸 뒤 실험 일지를 들여다봤을 때 나는 숨 막히는 사실을 발견했다. 주 90시간 일했을 때 성취한 것이 20시간 일했을 때보다 고작 쥐꼬리만큼 많을 뿐이라는 점이다. (p129)
연구 결과에서는 주 35~40시간 이후부터 한계 생산성이 떨어지기 시작하는 것으로 나타났다. (p134)
생산성은 한마디로 규정하기 어려운 개념이다. 매일 얼마나 많은 것을 성취하는가를 파악하기 어렵기 때문에 얼마나 바쁜가를 보는 것으로 생산성의 정도를 손쉽게 판단하지만, 이는 즉흥적이고 교묘하며 대개 부정확하다. (p131)
중요한 일에 사용할 시간을 제한할 때 다음과 같은 일이 발생한다. 별도의 마감 시간을 정하게 된다. 일을 해치울 시간이 제한적이기 때문에 업무에 대해 다급해진다. 일을 미루게 하는 요인 중 일부를 떨쳐낸다. (p132)
어떤 일을 처리하는 시간을 제한할 때 내가 선호하는 방법은 업무 처리에 예상되는 시간의 절반가량 지나는 시점에 휴대전화 알람에 설정하는 것이다. (p136)
할 일이 생길 때마다 목록을 작성해 다음 일요일 아침에 한꺼번에 처리했다. 역시 효과가 있었다. 나는 더 짧은 시간에 더 많은 일을 해냈다. 이후 나는 계속 이 같은 일상을 유지하고 있다. 나는 이걸 대청소 날이라 부른다. 나의 대청소 날은 믿기 어려울 정도로 단순하고 효과적이다. 장보기부터 손톱 깎는 일까지 성과가 낮은 잡일들을 모두 모아두었다가 한꺼번에 해치우는 것이 전부다. (p152)
4. 사유의 공간 비우기
업무를 수행하는 데 있어 중요한 업무도 있지만, 상대적으로 보조적인 업무도 분명 존재한다. 이러한 보조적인 업무를 수행하기 위해서는 해당 일 처리에 대한 시간, 주의력, 에너지를 축소해야 한다. 해당 업무를 줄이거나, 다른 사람에게 위임하거나 없애는 것도 방법일 수 있다. 이메일 확인 같은 업무들도 미리 시간을 정해두고 처리하여 하루에 집중하는 빈도를 줄일 수 있다.
허드렛일과 마찬가지로 이런 성과가 낮은 일을 처리하는 최적의 방법은 더 빨리 더 열심히 하는 것이 아니다. 터무니없이 오랜 시간 일하는 것도 물론 아니다. 애초에 일 처리에 소모하는 시간과 주의력과 에너지를 얼마나 축소하는가가 관건이다. (p164)
잡일을 처리하면서 우리는 스스로 생산적이라고 생각한다. 숨 돌릴 틈 없이 바쁜 건 사실이기 때문이다. 하지만 이런 일들은 성취도를 떨어뜨린다. (p169)
모든 보조 업무는 예외 없이 줄이거나 다른 사람에게 넘기거나 심지어 완전히 없애버리는 일도 가능하다. 상당한 시간과 주의력이 소모되는 일이 있다. 지극히 제한적인 가치를 창출하는 이런 영향력이 낮은 일들은 특별하게 대응하지 않고 다른 사람에게 넘기는 것이 좋다. (p170, 183)
이와 별개로 진행된 보다 과학적인 조사에서는 대다수 사람이 약 15분마다 이메일을 확인하는 것으로 드러났다. 이메일이 중요한 보조 업무일 수 있지만, 하루에 32번이나 확인해야 할 이유는 없다. 이메일과 같은 보조 업무가 시간과 생산성에 미치는 영향을 줄이기 위한 최선의 방법은 하루 동안 이 일에 집중하는 빈도를 제한하는 것이다. 나는 이메일 알람을 아예 꺼버리고 아침, 점심시간 전 그리고 업무를 마치는 시간 등 구체적인 시간대를 정해 하루에 몇 번만 확인한다. 이메일과 같은 보조업무는 발생할 때마다 혹은 충동을 느낄 때마다 처리하는 것이 아니라 미리 시간을 정해두고 처리하면 여러 가지 효과를 볼 수 있다. (p172-174)
더 나은 자질을 갖춘 사람에게 더 높은 급여를 지급하는 것을 주저해서는 안 된다. 시간대가 다른 지역에 사는 사람을 채용하는 것은 종종 이득을 가져다준다. 도우미를 채용할 때는 항상 추천인을 확인해야 한다. (p185)
닥치는 일을 모두 떠안는 것이 아니라 가치가 없는 일에 ‘노’를 선언하려 애쓴 결과 나는 엄청난 양의 시간을 절약했다. (p186)
자신의 책무와 의무를 파악하는 데 가장 효과적인 방법은 영향력이 낮은 일을 점검한 뒤 그 일을 하는데 어떤 자원의 투입이 필요한가를 파악하는 일이다. (p189)
5. 마음의 고요 찾기
이 모든 일은 사람이 하는 일이기 때문에 마음이 안정되었을 때 더 많은 일을 수행할 수 있다. 처리해야 할 업무가 너무 많다면 업무를 목록으로 정리해 표면화시킨다던가, 달력에 기록하여 더 이상 신경 쓰지 않도록 할 수 있다. 때로는 새로운 아이디어를 내거나 생각을 정리하기 위해 산책이나 명상 같은 방법을 사용할 수도 있다.
처리해야 할 업무들을 하나의 목록으로 정리해 표면화시킨다. 약속이나 회의를 달력에 기록해두면 이후에는 이에 신경 쓰지 않아도 된다. 적정 시점에 관련 사안들을 상기할 수도 있다. 쇼핑 목록도 표면화할 수 있다. (p197)
생산성 프로젝트에서 내가 배운 가장 큰 교훈은 도전 과제가 작을수록, 특히 삶과 업무 방식에 변화를 일으켰을 때 성공적으로 성취할 가능성이 높다는 점이다. 만약 운동하는 습관을 기른다면 하루 운동 시간을 5분으로 제한해보라. (p214)
이 책을 쓰는 지금도 나는 그 어느 때보다 생각이 방랑할 수 있도록 시간을 더 많이 할애하고 있으며 그 결과 책에 소개할 수백 가지 아이디어를 얻었다. (p235)
내가 즐겨 쓰는 방식은 펜과 노트를 가지고 산만해지거나 방해받지 않을 장소에 가서 타이머로 15분을 맞춰두고 생각하는 것이다. (p239)
6. 주의력 근육 단련하기
일을 수행할 때에는 주의력이 분산되지 않도록 해야 한다. 필자도 잘 하지 못하는 부분 중에 하나인데... 새로운 이메일, SNS 알림 등 주의력을 분산시킬 수 있는 장치를 제거하여 집중력이 깨지지 않게 해야 한다. 누군가와 대화를 할 때도 주의력이 분산되지 않게 핸드폰을 끄고 대화 상대에 집중하면 좀 더 대화가 즐거워질 것이다.
새로운 이메일이나 휴대전화 문자, 트위터나 페이스북 알림이 들어올 때마다 주의력이 떨어진다. 이건 매우 큰 생산성 손실이다. 특히 복잡한 이메일을 처리하고 있을 때일수록 생산성 손실이 크다. (p250)
멀티태스킹은 생산성을 떨어뜨린다. 여러 가지 일을 한꺼번에 하면 실수가 잦게 마련이고, 업무에 대한 스트레스가 높아지는 한편 여러 업무를 오가는 사이에 시간과 주의력을 소모하는 탓에 업무 처리가 더 오래 걸리기 때문이다. 심지어 기억력에도 영향을 미친다. (p264)
뽀모도로 기반으로 일하라. 누군가와 만날 때 내가 가장 먼저 하는 일 중 하나는 휴대전화를 완전히 끄고, 눈앞의 대화에 전념할 수 있는 여건을 조성하는 일이다. (p267)
지금 이 순간에 더 많은 주의력 공간을 만들어 처리 중인 일에 전적으로 몰입하게 만드는 것이 마음 챙김이다. (p273)
7. 에너지 재충전하기
생산성은 에너지 소모를 필요로 하고 이에 따라 에너지를 재충전하는 것이 중요하다. 이 책에서는 저자의 카페인 제한 실험이 흥미로웠다. (필자는 아마 수행하기 어려울 것 같다) 카페인을 섭취한 이후에는 에너지를 소모하기 때문에 창의력을 요구하는 업무를 처리하기 전에는 카페인 섭취를 주의해야 한다. 숙면을 위해서 잠들기 전에도 가급적 카페인을 제한해야 한다. 이 외에도 물을 많이 마시고, 운동을 통해 스트레스를 줄여야 하겠다. 필자는 작년부터 수영을 시작한 뒤로 지금까지 수영을 하고 있다. 운동을 꾸준히 한 결과 확실히 스트레스가 줄어들고 업무 생산성이 향상되는 경험을 했다. 또한, 큰 프로젝트 종료 후에는 본인에게 맛있는 음식을 사주는 등의 보상을 하면 생산성에 투자하는 과정에서의 습관에 도움이 될 수 있다.
카페인을 섭취한 뒤 8~14시간이 지나면 신체는 이를 시스템 바깥으로 배출하는 대사 작용을 하는데 이 때문에 에너지가 급격하게 떨어진다. (p308)
설탕이나 알코올이 첨가된 카페인 음료는 마시지 않는다. 창의력을 요구하는 업무를 처리하기 전에 카페인 섭취를 주의한다. 잠들기 전 8~14시간 이내에는 가급적 커피를 마시지 않는다. 생산성 측면에서 타당하다면 오전 9시 30분에서 11시 30분 사이에 카페인을 섭취한다. 좀 더 나은 카페인 공급원을 찾는다. (녹차나 말차 등), 에너지가 급격히 떨어지는 것을 전략적으로 활용한다. (p312)
물은 명상과 유사하다. 지극히 단순하지만, 너무도 순수하고 강력하다. 한 연구에서는 아침에 일어나 가장 먼저 물을 마시면 신진대사가 24% 향상되는 것으로 나타났다. (p314)
생물학적으로 말하면 운동은 뇌가 더욱 생산적이고 통제된 형태로 스트레스와 싸우도록 한다. 운동은 스트레스 해소뿐 아니라 더 많은 것을 성취하게 하는 데도 효과적이다. 운동은 뇌로 유입되는 혈류량을 늘려 정신적 성과와 창의성을 향상시킨다. (p322)
밤 시간 수면을 위해 청색 빛의 노출을 줄여야 한다. (p337)
정리하며
사실 생산성 관련된 실험들은 직접 수행해보기 전까지는 나에게 맞는 것인지 맞지 않는 것인지 알기 어렵다. 이에 작은 것 하나라도 직접 해보고 나에게 맞는 효과적인 방법을 적용하길 바란다. 생산성을 높이기 위한 해당 과정들은 자칫하면 나 자신을 몰아세워 생산성을 저하하는 원인이 되기도 한다. 결국, 내가 행복할수록 더 생산성을 높일 수 있다는 이야기이다. 나 자신에게 관대해지고, 때로는 쉬어갈 수 있는 계기를 마련해야 할 것이다. 그리고 평소에 감사하는 습관을 들인다면 험난한 이 업계에서 롱런 할 수 있지 않을까?
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