데일리 체크인, 재택근무하며 좀 더 가깝게 일하기

끝날 듯 끝나지 않는 코로나19 시기 모두 어떻게 지내고 계신가요? 저희 피엑스디도 재택근무를 기본으로 하고 꼭 만나야 할 땐 출근하며 지내고 있습니다. 재택근무 생활은 모두 어떠신가요? 저희는 지난해 Jam Live를 시작으로 다양한 이벤트를 시도 하고 있는데요, 오늘은 그중에서 데일리 체크인에 대해서 공유해 보려고 합니다. 

 

재택근무 하면서 어떻게 의사소통하고 있나요? 

이제 많은 회사들이 재택근무를 실시하고 있기 때문에 프로젝트를 진행하면서 클라이언트 분들을 거의 만나지 않고 비대면으로 프로젝트를 진행하는 경우도 있고, 프로젝트 기간 내내 팀원을 실제로 만나지 않는 프로젝트도 생겨나고 있어요. 재택근무를 하면서 출퇴근을 안 해도 되고 준비시간이 줄어들어 몸은 편한 반면에, 대면으로 만나면서 서로 부대낄 때와 다르게 의사소통의 기회가 많이 줄어들면서 커뮤니케이션의 오류나 관계의 문제 등으로 정신적인 스트레스가 늘어나는 경우도 있는 것 같네요. 

피엑스디는 에이전시로서 짧게는 한달, 길게는 6개월 이상 새로운 팀원들과 프로젝트를 진행하는 구조로 일을 하고 있어요. 새로운 프로젝트를 시작할 때 팀원 3명이 모두 처음 만나는 사람들 일 수도 있고, 팀원 6명 중에 2명은 오래 합을 맞춘 친한 동료이지만 다른 4명은 처음 만나는 쭈뼛한 사이 일 수도 있겠죠. 

업무를 진행하는데 사적으로 엄청나게 친할 필요는 없지만 서로 어떤 마음으로 의견을 주고받는지는 원활한 커뮤니케이션에 많이 도움이 되잖아요. 그런데 만약 프로젝트 멤버들이 모두 내향적이고 낯을 가리는 성향이다...라고 하면... 얼굴 못 보는 재택근무에서는 더 서먹하고 어색한 분위기가 형성되기도 합니다. 

이럴 때는 어느 정도 간단한 시스템이 도움이 될 수 있는데요,  오늘은 지난 프로젝트에서 시도해 본 ‘데일리 체크인’ 방식에 대해 소개해 보겠습니다. 

어떤 상황에서 데일리 체크인을 시도해 봤나요?  

지난 프로젝트는 총 7명이 진행한 프로젝트였어요. 저를 제외하고는 같이 프로젝트를 해 본 사람은 2명이 전부였습니다. 생애 첫 프로젝트인 분도 있고, 피엑스디에서의 첫 프로젝트인 분도 있었어요. 각자 여러 상황에서 긴장도가 높을 수 있는 프로젝트였습니다. 모두 어색할 수 있는 상황이었기 때문에 프로젝트 팀의 친밀도를 높이고 참여도도 높이기 위해서 ‘데일리 체크인’이라는 걸 해 보기로 했어요. 결과적으로 프로젝트 기간 2달간 며칠 빼고는 모두 체크인을 하며 서로의 상황을 살펴봤고 팀원들의 반응도 무척 좋았습니다.  

 

데일리 체크인은 뭔가요? 

데일리 체크인이란 말 그대로 매일 출근 도장을 찍는 걸 말합니다. 아침에 업무를 시작하며 다 같이 모여서 서로의 상황을 공유하는 거예요. 데일리 체크인을 어떻게 하는지에 대해서는 프로토파이 블로그를 참고하고 프로젝트 팀 상황에 맞게 간략하게 수정했어요. 

 

데일리 체크인, 어떻게 했나요?  

1. 매일 10시 정각에 Zoom에서 모입니다. 2달 동안 시간은 거의 지켜졌던 것 같은데 제가 늦게 일어나서 5분, 10분 늦어졌던 기억이 있네요. 

2. 모두 오늘의 컨디션, 업무내용에 대해 간략하게 공유합니다. 

• 오늘의 컨디션은 어떤지? 처음에는 매우 좋음, 보통, 별로 등의 스케일로 태그를 만들었었는데요, 나중에는 더움, 졸림, 피곤, 뻐근 그리고 각종 이모티콘이 늘어났었어요. 
• 오늘 어떤 일을 할 것인지? 전날 랩업했던 내용을 바탕으로 오늘 각자 진행할 업무를 간단히 공유합니다. 뭐 할 거다.. 정도로 간단하게 공유를 하는데요, 혹시 서로 다르게 이해하고 있는 부분을 체크하기도 하고 다른 팀원들이 어떤 일을 하고 있는지도 파악할 수 있다는 장점이 있습니다.
• 오늘 업무 중 우려되는 것이 있는지?
  
  • 이 부분은 PM으로서 가장 중요하게 생각했던 부분인데요, 각자의 업무에서 우려되는 부분이 무엇인지, 예를 들면 시간이 모자랄 것 같다, 어떤 지점이 모호하다... 와 같은 의견을 공유함으로써 서로 놓치는 부분을 찾아주고 함께 고민하는 시간을 가지기도 합니다.
  • 프로젝트 업무를 하지 못하는 사정에 대해서도 소개합니다. 팀 모임을 한다던지, 스터디가 있다던지, 개인적인 사정으로 잠시 병원에 다녀와야 한다던지… 등을 공유하면서 서로 참고해야 하는 스케줄을 공유합니다. 
• 말로 하면 길어지므로 노션의 데일리 보드에 미리 작성합니다. 예전에 다른 프로젝트에서 매일 스크럼을 한 적이 있었는데요 각자의 얘기를 5분씩만 들어도 30분이 훌쩍 지나갔었어요. 미리 적어놓고 특이한 점이 있는 사람에게 진행자가 질문을 던지는 식으로 진행했습니다. 
• 즐거운 얘기도 나눠요. 업무 이야기 뿐 아니라, 좋아하는 드라마도 적고, 요즘 듣는 노래도 적고, 오늘 점심 뭐 먹을 건지도 공유해 보았는데요 서로 개인적으로 알아가는 재밌는 시간이었던 것 같아요. 

 

• 처음에는 이렇게 시작했어요. 컨디션이 '별로'라면 왜 그런지, 휴식이 필요한 상황인데 무리하고 있진 않은지 서로 서로 물어보며 확인합니다.  논의하고 싶은 내용에 대해서도 간단하게 확인하고 끝날 내용과 시간을 두고 얘기해 봐야할 아젠다로 나눠봅니다. 

 

• 그런데 주차를 더해 가며 컨디션 우측에 컬럼이 하나씩 생기면서 다양한 의견이 모이기 시작… 즐거운 잡담이 추가되었습니다. 아주 살짝 살짝 드러나는 각자의 모습을 보며 조금씩 더 가까워 집니다. :)  

 

3. 총 시간은 15분을 넘지 않아요. 간략하게 서로의 컨디션을 체크하는 것이 제일 큰 목적이기 때문에 시간은 가능한 한 짧게 끝냅니다. 만약 우려하는 부분에 대해 조금 더 깊게 얘기할 필요가 있다면, 데일리 체크인을 종료하고, 별도의 회의를 통해 논의합니다. 

4. 가능한 많은 팀원이 데일리 체크인을 리딩 하게 합니다. 저희는 매주 담당 진행자를 변경하며 진행했는데 결과적으로 모두 한 번씩 데일리 체크인을 진행해 봤어요. 신입인 분들도 15분간 회의를 리딩 하는 연습을 해본 것인데요 각자 스타일이 달라 너무 재밌었어요. 어떤 팀원은 10시부터 3-4분 정도 음악을 틀어 주셨어요. 그 시간 동안 노션에 의견을 적었는데요, 제한된 시간 동안 의견을 빨리 적을 수 있어서 효율적이기도 하고, 매일 신청곡을 받아주기도 하셔서 각자의 음악 취향을 알아가기도 했습니다. 

 

그래서 데일리 체크인 할만 한가요?

프로젝트 회고에서 데일리 체크인 시간이 제일 좋았다는 의견이 있었어요. 서로 일 얘기도, 일 얘기가 아닌 얘기도 공식적으로 할 수 있는 편한 자리였던 점이 중요했던 것 같습니다. 

- 아침 위클리가 좋았어요!
- 다들 어떤 상태인지도 서로 확인하고 재택이어도 큰 거리감 없었던 것 같네요. 
- 데일리 정말 좋았던 것 같아요!
- 회의하면서 또 일정 짜면서 놓친 부분은 없는지 확인하는 것도 좋았고요!
- 회의할 때 시간 낭비도 적어진 것 같아요!
- 소소한 얘기 나누는 것도 너무 좋았습니다! 
- 개인적인 이야기를 나눌 수 있는 칼럼이 하나 더 늘어난 후부터 더 재밌었어요. 

 

마지막에 '개인적인 이야기를 나눌 수 있는 컬럼이 늘어난 후 부터 더 재밌었다'는 의견이 있었는데요, 저는 개인적으로 이 부분이 제일 흥미로웠어요. 우리 모두 인정 욕구가 있죠. 회사에서 만난 선을 지키는 사이 이더라도 내가 좋아하는 영화 같이 이야기하고 싶고, 어제 고민했던 부분 같이 고민해 주었으면 하는 마음은 어디에나 있는 것 같습니다. 얼굴 보고 같이 얘기하면 더 좋고, 영상 너머로 함께 얘기해도 좋고요.  

모두 어려운 시기에 힘내시길 바라고, 피엑스디 블로그 구독하시는 독자께서도 나눠 주실 좋은 방법 있으면 공유해 주세요!